Die Kontaktaufnahme zum Unternehmen. Ganz einfach richtig lesen.

Wir denken, Sie können sicherlich mit uns darin übereinstimmen, dass es ausgesprochen wichtig ist, die Wünsche des Betriebes zu erfüllen. Einer dieser Wünsche ist in der Regel der Weg der Kontaktaufnahme. Typischerweise kann man so in der Stellenanzeige lesen: „Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – vorzugsweise per E-Mail.“ Was das für Sie bedeutet, sollte eigentlich gar keiner Erklärung bedürfen. Denn: Sie schreiben eine Bewerbung und senden diese bitte als E-Mail. Demnach ist die einfachste Methode, um hier den richtigen Weg zu gehen, einfach richtig zu lesen und den Wunsch des Betriebes zu erfüllen. Dass das ganz häufig nicht funktioniert, verrät der Personalreferent im Interview.

Wortwegweiser: Die Kontaktaufnahme in einem Betrieb

Nehmen Sie sich jetzt kurz Zeit und wir erläutern Ihnen zum Einstieg, welche Möglichkeiten der Kontaktaufnahme es gibt.

  • Die postalische Bewerbung (die Bewerbung per Post) ist die haptische Form. Dabei heften Sie alle Ihre Unterlagen in eine Bewerbungsmappe, stecken diese in einen Umschlag und sende sie an Ihr Wunschunternehmen.
  • Die E-Mail-Bewerbung ist die digitale Antwort auf die postalische Bewerbung, denn: Die Unterlagen sind weitestgehend gleich und werden – in aller Regel – zusammen in ein Dokument gespeichert. Falls Sie sich hierbei unsicher sind, nehmen Sie alle physisch vorhandenen Bewerbungsunterlagen mit und gehen zu einem Copyshop. Dort kann man Ihnen die Unterlagen im Handumdrehen digitalisieren.
  • Die Online-Bewerbung ist indes das Frage-Antwort-Spiel, das Sie direkt auf die Seite des Betriebs bringt. Dort füllen Sie in vorgegebene Kästchen Ihre persönlichen Daten ein (Name, Adresse, Alter, Kontaktdaten) und werden mit Schätzbalken dazu aufgefordert, Ihre Fähigkeiten in Sprachen, IT und anderen Kategorien einzuschätzen.

Wer nun um diese Unterscheidungsmerkmale weiß, sollte sich eben auch diesem Wunsch des Betriebs entsprechend fügen. Einen Personalreferenten deswegen zu verärgern, wäre nicht gerade zielführend.

Ein Personalreferent steht Rede und Antwort zur Kontaktaufnahme

Ist es wirklich der größte Ärger-Faktor, wenn Bewerber einfach nicht ordentlich lesen, und so etwas wie die Kontaktaufnahme falsch machen?

Personalreferent: Es ist einer der größten Fehler, doch teilt er sich mit anderen Fauxpas diesen Rang.

Was wird denn noch typischerweise und hartnäckig von der Bewerberzunft ignoriert?

Personalreferent: Der Ansprechpartner. Es ist sicherlich kein unbekanntes Thema für diejenigen, die dabei sein, sich um einen Job zu bewerben. Überall wird in Wort und Bild gepredigt: Nennt euren Ansprechpartner beim Namen. Häufig gibt es sogar noch Tipps, wie dieser recherchiert werden kann. Wenn jemand trotz allem „sehr geehrte Damen und Herren“ als Einleitung der Bewerbung nutzt, dann ist das ärgerlich. Wenn aber in der Stellenanzeige steht „bitte sende Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an Frau XY“ und ich lese die Anrede „sehr geehrte Damen und Herren“, dann fällt es mir wahrlich schwer, nicht vom Glauben abzufallen.

Ignoranz. Blindheit. Blödheit. Jetzt mal Hand aufs Herz, was unterstellen Sie den Bewerbern dann?

Personalreferent: Nicht dergleichen. Aber ich sehe es dann meist auch nicht ein, die Bewerbung bis ins Detail zu prüfen und vielleicht nach positiven Punkten zu suchen, die den Bewerber für die Stelle als geeignet erscheinen lassen. Wenn sich jemand so wenig Mühe mit dem Lesen der Stellenanzeige macht, kann ich ihm nicht so viel Zeit schenken. Und das ist letztlich schlimmer, als wenn ich den Bewerber blöd oder ignorant heißen würde.

Gibt es noch ein Thema, das von den Bewerbern nicht eingehalten wird?

Personalreferent: Ich fürchte, dass sich viele Bewerber nicht mit dem Bewerbungsfachjargon auskennen. Das beste Beispiel ist die Kurzbewerbung. Wir weisen im Inserat aus: Wir wollen eine Kurzbewerbung. Wir erhalten: Zertifikate, Zeugnisse und eine sündhaft teure Bewerbungsmappe. Natürlich frag ich mich da schon, ob die fertige Bewerbungsmappe einfach schon fertig zuhause lag und der Bewerber sich nicht mehr extra Mühe damit machen wollte, oder ob hier dieselbe Ignoranz oder Blindheit herrschte wie der Kontaktaufnahme und der Anrede.

Das heißt: Die Anrede, die Kontaktaufnahme und die Bewerbungsform sind die Stellen, an denen Wunsch und Realität am Weitesten auseinanderklaffen?

Personalreferent: Dramatischerweise ist es heute bei fast jeder zweiten Bewerbung so, dass sie nicht das enthält, was wir uns per Inserat wünschen. Wir wünschen uns ein mögliches Eintrittsdatum. Das wird meistens ganz unterschlagen. Im schlimmsten Fall gehen wir von der gesetzlich geregelten 4-Wochen-Frist aus und stellen uns darauf ein – bis der Bewerber uns mitteilt, dass in seinem Vertrag etwas von drei Monaten steht. Bei einer rasch zu besetzenden Stelle haben wir natürlich hier sehr viel Zeit vergeudet mit einem Bewerber, der aufgrund seines Eintrittstermin ausscheidet.

Ist es dann auch falsch, sich bei der Frage nach den Gehaltsvorstellungen mit einer tollen Formulierung herauszufinden?

Personalreferent: Ja, es ist meiner Meinung nach falsch. Wenn ich – als Unternehmen – deutlich nach einer Information frage und der Bewerber diese mir nicht geben möchte, dann ist das falsch. Wenn er sie schlicht unterschlägt, unterstelle ich ihm, die Anzeige nicht ordentlich gelesen zu haben. Wenn er sich mit einer vermeintlich guten Formulierung herauswindet, nervt es mich aber ebenso, denn er gibt mir in diesem Moment nicht das, was ich von ihm erwarte: Die Info, was er verdienen möchte. Neben der Tatsache, dass es mich ärgert, ist es im Grunde genommen nur ein Aufschub, denn spätestens im Vorstellungsgespräch werde ich ihn ohnehin nochmal darauf ansprechen. Da wäre es doch deutlich angenehmer, wenn die erste Zahl bereits im Raum stünde, die dann argumentiert und ggf. angepasst werden könnte. So beginnt man letztlich von vorne – und im dümmsten Fall sind die Gehaltsvorstellungen so weit auseinander, dass sich beide hätten den Aufwand sparen können.

Und in wie vielen Fällen landet eine Bewerbung auf Ihrem Tisch, die wirklich keine dieser Fauxpas aufweist?

Personalreferent: Einmal im Moment. Leider ist es nur sehr selten so, dass wir wirklich sagen können: Hey, dieser Bewerber hat alles richtig gemacht, was ihm auf zig Kanälen permanent zugetragen wird. Bei jeder anderen Bewerbung kategorisiere ich nach der Schwere des Fehlers. Wenn grundsätzlich alle Wünsche ignoriert wurden – keine Anrede im Brief stand, die Kontaktaufnahme anders als gewünscht gewählt wurde und weder Eintrittstermin noch Gehaltsvorstellung angegeben wurde – dann müsste der Rest der Bewerbung schon verteufelt gut sein, damit ich weiterlese. Wenn sich so viel Negatives auf einem Fleck ballt, tun wir Personalreferenten uns schwer, noch etwas Positives zu finden.

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