Bewerbungsmuster Fremdsprachensekretärin

Der erste Kontakt zu einem Unternehmen wird über das Sekretariat zustande kommen. Hier werden der Empfang geregelt, Telefonate entgegengenommen, E-Mails landen, die Post verteilt, der Schriftverkehr durchgeführt und Gäste betreut. Da immer mehr Firmen Kontakte zu Kunden und Partnern pflegen, die selten der deutschen Sprache mächtig sind, muss eine Fremdsprachensekretärin eingestellt werden. Es wird einleuchten, dass diese Person die üblichen Aufgaben einer Sekretärin beherrscht und zusätzlich mindestens eine Fremdsprache fließend beherrschen muss. Hier wollen wir nun erfassen, welche Bedingungen an diese Stelle gestellt werden, um so erkennen zu können, welche Aspekte in einer Bewerbung maßgebend sein werden.

Was muss eine Fremdsprachensekretärin können?

Aus Erfahrung ist es wichtiger, die Kernaufgaben perfekt zu beherrschen.

Doch lassen sie uns alle Aufgaben in einer Übersicht zusammenstellen. Beim Abgleich mit einer konkreten Stellenbeschreibung kann ein Abgleich mit dieser Tabelle stattfinden, wobei die Schwerpunkte und Kernaufgaben ersichtlich werden. Sie werden sehr leicht sehen, wie einfach danach ein Bewerbungsschreiben aus der Feder fließt.

Aber nun zu den Details.

Allgemeine Sekretariatsarbeiten

Sekretärin mit Fremdsprache

  • Korrespondenz in Deutsch
  • Telefondienst
  • Schriftstücke verfassen
  • Schriften verwalten
  • Termine vorbereiten und überwachen
  • direkte Absprache mit Vorgesetzten
  • Vertretung der Chefs übernehmen
  • Besprechungen planen und vorbereiten
  • Betreuung der Gäste und Besucher
  • Büroorganisation
  • allgemeine Bürotätigkeiten
  • Korrespondenz perfekt in einer oder mehreren Sprachen führen können
  • Schriftstücke perfekt in mehreren Sprachen schreiben und lesen
  • Erstellung von Übersetzungen von Prospekten, Katalogen, Briefen etc.
  • Fachgespräche in einer Fremdsprache führen
  • Fachsprache schriftlich beherrschen
  • Betreuung der Gäste mit Dolmetschertätigkeit
  • Dolmetscher bei Besprechungen etc.

 

Wo kann eine Fremdsprachensekretärin überall arbeiten?

Voraussetzung ist gutes Englisch in Wort und Schrift.

Dieser Satz in einer Stellenbeschreibung bedeutet, dass einfache Gespräche geführt werden können, und dass die allgemeine Korrespondenz auch in Englisch möglich sein muss. Anforderungen an eine Fremdsprachensekretärin gehen weit darüber hinaus. Sie muss zusätzlich Protokolle, Berichte und Fachtexte in einer fremden Sprache verfassen können, kann jederzeit als Dolmetscherin eingesetzt werden und ergo simultan übersetzen. Auch kann sie die meisten Vorgesetzten bei Besprechungen vertreten, wenn ein Briefing vorausgegangen ist. Englisch fließend auch als Fachsprache zu beherrschen, wird demnach vorausgesetzt. Ebenso werden die Kenntnisse erwartet, die auch bei einer Bürokauffrau und Sekretärin vorausgesetzt werden. Selbst die Fähigkeiten einer Führungskraft sind willkommen.

Heute ist Englisch allein nicht immer ausreichend.

Im Zuge der Globalisierung der Industriestaaten werden von immer mehr Unternehmen auch asiatische, viele afrikanische und südamerikanische Länder in den Fokus gerückt. Chinesisch hat sich zu einer Weltsprache in der Wirtschaft und Politik gemausert. Für europäische Firmen ist auch Russisch nicht zu vernachlässigen, da immer häufiger Manager aus Russland hier Kontakte suchen. Kunden und Partner aus Afrika sprechen oft Französisch als Zweitsprache. Schließlich hat auch Arabisch einen festen Platz im Gefüge. Doch alle verstehen meist auch Englisch.

Fremdsprachensekretärinnen werden in vielen Branchen gesucht

Gute Nachricht für die Fremdsprachensekretärin auf Stellensuche.

Nicht allein der Export bestimmt, welche Sprachen benötigt werden. Die internationale Verflechtung der Wirtschaft nimmt zu. Fast in allen Bereichen wird eine internationale Zusammenarbeit bedeutend. Der Beruf der Fremdsprachensekretärin ist also zukunftsorientiert und wird von kaum einer Branche unberücksichtigt bleiben.

Hier zählen wir einzelne Branchen auf:

  • Automobilbau
  • Fahrzeugbau ohne Auto
  • Elektroindustrie
  • Handel mit Import und Export
  • Gastronomie, besonders Hotels und Restaurants
  • Tourismus – Events, Führungen, Veranstaltungen
  • Finanzdienstleitung
  • Immobilienwirtschaft gewerblich
  • Bauwirtschaft, Architektur besonders bei Großprojekten
  • IT-Technik, Digitalisierung
  • Waffenindustrie
  • Kunst und Kultur, Museen etc.
  • Beratungen Finanzen, Steuern, Organisation
  • Medien und Information
  • Maschinenbau und mechanische Produktion und Handel
  • Lobby-Vertretungen in Hauptstädten der Länder und des Bundes
  • Öffentliche Verwaltung aller Bereiche
  • Sozialversicherungen

Was muss eine Fremdsprachensekretärin besonders können?

Kein Problem, sie werden sich hier wiederfinden können.

  • Eine gute Fremdsprachensekretärin führt das Sekretariat selbständig, sitzt oft im Vorzimmer des Chefs und wird besonders mit Arbeiten in fremden Sprachen tätig sein.
  • Sie führt den Schriftwechsel und Gespräche routiniert durch.
  • Sie findet immer das richtige Wort an der richtigen Stelle.
  • Sie kann die Fachsprache in einer Fremdsprache führen.
  • Sie bringt Führungskräfte des Unternehmens, die in dieser Fremdsprache nicht perfekt sind, mit ausländischen Besuchern zusammen und übersetzt simultan.
  • Sie ist mit den geschäftsmäßigen Gepflogenheiten der wichtigsten Länder vertraut und kann somit optimal korrespondieren.
  • Sie tritt als Stellvertretung der Geschäftsleitung auf und ist Gastgeberin wie auch Leiterin von Treffen.

Nutzen sie diese Punkte zusammen mit ihren Stärken.

Nun haben wir alle Aspekte gesammelt, aus der sich eine Bewerbung zusammenfügen lässt. Gleichen sie diese zuvor mit der jeweils akuten Ausschreibung ab, um ihr Anschreiben speziell auf die Stelle abstimmen zu können. Ihre eigenen Stärken werden immer in den Vordergrund gerückt, wenn es die Situation und ein Punkt in der Beschreibung zulassen.

Bewerbungsmuster Fremdsprachensekretärin, Beispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,  

Privat leitete mich seit meiner Jugend ein tiefes Interesse an fremden Kulturen. Besonders die Malerei und die Literatur haben mich angezogen. Beides wurde wegen meiner Ausbildung zur Fremdsprachensekretärin noch intensiviert. Daher war ich sehr erfreut, als ich in meiner ersten festen Anstellung Arbeit im Institut für XXX annehmen konnte.

Diese Stelle habe ich aufgegeben, als die Geburt meiner nun erwachsenen Tochter anstand. Während der Zeit bis zum Schulabschluss meiner Tochter arbeitete ich als Fremdsprachensekretärin im hiesigen Museum für internationale Kunst, wobei lediglich eine Teilzeitstelle zu vergeben war.

Daher bin ich nun besonders erfreut, ihre Stellenbeschreibung auf der Seite XX gefunden zu haben. Englisch und Französisch beherrsche ich fließend und besitze in beiden Sprachen auch fundierte Kenntnisse in der von ihnen geforderten Wirtschaftsprache. Zusätzlich habe ich mir Grundkenntnisse in Chinesisch erarbeitet, da mich zwei private Exkursionen nach Westchina geführt haben. Mit meinem Talent für Sprachen ist fällt es mir auch heute noch leicht, mich einer neuen Sprache zu nähern.

Da ich gewohnt bin, sowohl selbständig wie im Team zu arbeiten, passt die Stelle in der Abteilung ihres Unternehmens optimal zu meinen Fähigkeiten und Stärken. Gerne lerne ich Neues im Beruf hinzu, lasse mich von Kollegen gerne kritisieren, um weiterzukommen, sowie ich ebenso gerne ein Team führe. Aus Erfahrung weiß ich, dass mein Führungsstil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren und zusammenführen wird.

Mit freundlichen Grüßen XXX.

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