Das Strukturieren und Ordnen Ihres Schreibtisches ist für Sie eine Aufgabe, die Sie mit Freude erledigen. Sie sind ein Organisationsprofi und haben immer den Überblick über anstehende Termine und notwendige Erledigungen. Selbst bei Ihren Familienmitgliedern wissen Sie genaustens Bescheid, was am Tag ansteht. So ungefähr sieht Ihr persönliches Profil aus. Vielleicht sind Sie noch in der Schule und auf der Suche nach einem Ausbildungsplatz. Sie fragen sich nun, was Sie beim Anschreiben als Verwaltungsfachangestellter beachten müssen. Der Beruf interessiert Sie total, weil er so gut zu Ihnen passt. Aber wie können Sie überzeugen?
Zunächst einmal können Sie tief durchatmen und sich entspannen. Denn Sie sind mit Ihren Fragen und Überlegungen keineswegs allein. Jetzt in diesem Moment gibt es Menschen, die sich in einer ähnlichen Situation wie Sie befinden. Das Gute ist, dass Sie nach Lesen dieses Artikels wissen werden, wie Sie bei Ihrem Anschreiben als Verwaltungsfachangesteller überzeugen können.
In diesem Beitrag werden Sie erfahren, welche Aufgaben Sie als Verwaltungsfachangestellte erfüllen müssen und mit welchen Voraussetzungen Sie die Ausbildung absolvieren können. Vor allem aber bekommen Sie eine Anleitung, worauf Sie beim Bewerbungsschreiben achten müssen. Am Ende erhalten Sie außerdem eine Mustervorlage, die Sie als Inspiration nutzen können. Lesen Sie weiter und überzeugen Sie sich selbst!
Verwaltungsfachangestellte: Das sind Ihre Aufgaben
Als Verwaltungsfachangestellter haben Sie viel mit Büro- und Verwaltungsarbeiten zu tun. Sie kümmern sich um die gesamte Organisation des Büros und die anfallende Sachbearbeitung. Dabei kommen Sie viel in Berührung mit Zahlen, Formularen und Gesetzen und kennen sich dementsprechend auch in all diesen Themengebieten bestens aus. Der Arbeitsort ist meist eine Behörde, ein Amt, ein Ministerium oder eine Universität. Aber auch in anderen Bereichen im öffentlichen Dienst sind Sie als Verwaltungsfachangestellter gefragt.
Auch als Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger können Sie tätig sein. Sie helfen ihnen bei Anliegen im Meldewesen, im Personalbereich, bei Finanzangelegenheiten und bei rechtlichen Fragen wie zum Beispiel zum Thema Baurecht. Damit sind Sie nicht nur für die Ordnung im Büro zuständig, sondern gleichzeitig Problemlöser für die Kunden.
Sie beschäftigen sich dabei beispielsweise mit Genehmigungen und leisten Hilfe bei Anträgen. Sie stellen Urkunden aus und klären über aktuelle Rechtslagen auf. Dafür sind Sie besonders geschult und beraten nicht nur Bürgerinnen und Bürger, sondern auch größere Organisationen. Sie klären auch über Rechte und Pflichten auf, zum Beispiel, wenn Sie in der Sozialhilfe arbeiten und die Kunden über das Thema Hartz IV beraten.
Typische Büroaufgaben wie die Bearbeitung von Post und die Führung von Akten und Protokollen sind ebenso Teil Ihres Arbeitsbereichs. Je nachdem, wo Sie eingesetzt sind, kommen auch Aufgaben wie das Ausstellen von Autopapieren, die Beratung zu Steuern und Arbeitsverträgen, Hilfe bei Gewerbeanmeldungen und die Antragsstellung von Wohngeld oder Arbeitslosengeld hinzu.
Eine Aufgabe in einem Bürgerbüro ist zum Beispiel, dass jemand seinen Reisepass verloren hat und ganz dringend einen neuen braucht, weil er bald in den Urlaub fliegen möchte. Das zu regeln und mit dem Antragsteller zu sprechen und die Möglichkeiten durchzugehen ist dann Ihre Aufgabe.
In dem Beruf ist ein freundliches und ruhiges Handeln sehr wichtig, weil Sie immer wieder in Situationen geraten werden, in denen Sie mit schwierigen Kunden umgehen können müssen. Dabei ist auch viel Geduld und Einfühlungsvermögen gefragt.
In den meisten Fällen haben Sie geregelte Arbeitszeiten und damit einen pünktlichen Feierabend. Wie viel Sie in Kontakt mit Kunden kommen, hängt wiederum von dem Einsatzgebiet ab, in dem Sie tätig sind.
Diese Voraussetzungen müssen Sie mitbringen
Wie in jedem anderen Job auch, sollten Sie für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte gewisse Voraussetzungen erfüllen. Ein bestimmter Bildungsabschluss ist zwar nicht offen gefordert, dennoch werden Personen mit einer Mittleren Reife oder einer Hochschulreife bevorzugt eingestellt.
Da Sie viel mit Schriftverkehr und auch Zahlen zu tun haben, sind gute Noten in Mathematik und Deutsch sowie in Fächern wie Wirtschaft und Recht vorteilhaft für Ihre Bewerbung. Auch Englisch ist oftmals gefragt, gerade wenn Sie in den Kontakt mit Menschen kommen. Die englische Sprache kann Ihnen bei Verständigungsproblemen mit ausländischen Mitbürgern eine gute Hilfe sein.
Neben den schulischen Leistungen ist es für diesen Beruf wichtig, dass Sie ein Organisationstalent haben und es mögen, alles zu planen und zu strukturieren. Sie sind außerdem eine freundliche Person und bewahren auch in unangenehmen Situationen Ruhe. Ihre Kommunikationsfähigkeit und Ihr Dienstleistungsgedanke sind sehr ausgeprägt und Sie besitzen ein großes Verantwortungsbewusstsein.
Gerade für die Sachbearbeitung ist es erforderlich, dass Sie sehr detailliert arbeiten können und auch großen Wert auf Genauigkeit legen. Sie haben ein gutes Gedächtnis und Freude daran, Dinge auswendig zu lernen? Auch das ist eine Fähigkeit, die gebraucht wird. In rechtlichen Angelegenheiten ist es beispielsweise notwendig, dass Sie mit Gesetzestexten umgehen können und auch auswendig wissen, wo Sie welche Vorschriften finden.
Wenn Sie sich in all dem Wiederfinden und noch dazu Interesse und Freude daran haben, mit Formularen, Vorschriften und Paragrafen zu arbeiten, dann ist der Beruf als Verwaltungsfachangestellte das Richtige für Sie.
Das erwartet Sie in der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte
Es sich um eine duale Ausbildung mit einer Dauer von insgesamt drei Jahren. Dual bedeutet, dass Sie einen Teil in der jeweiligen Behörde und den anderen Teil Ihrer in der Berufsschule verbringen. Wie die Berufsschule geregelt ist, kann unterschiedlich aussehen. Manchmal wechseln Praxis und Theorie in regelmäßigen Abständen ab. Das bedeutet, dass Sie zu einem sogenannten Blockunterricht in die Berufsschule gehen und dort am Stück beispielsweise acht Wochen verbringen. Danach geht es für Sie wieder in die Arbeitsstelle.
Sie können in einer der folgenden fünf Fachrichtungen Ihre Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte absolvieren:
- Kommunalverwaltung
- Landesverwaltung
- Bundesverwaltung
- Handwerksorganisation und IHK
- Kirchenverwaltung
Die Inhalte, die Sie in Ihrer Ausbildung erlernen, sind vielfältig. Sie werden in den Bereichen Personalwesen, Informations- und Kommunikationssysteme, Büroorganisation und Kommunikation ausgebildet. Außerdem lernen Sie viele rechtliche Gebiete kennen, zum Beispiel das Verwaltungsrecht. Nicht zu vergessen sind Fachinhalte wie Verwaltungsverfahren und Verwaltungsbetriebswirtschaft.
Im Allgemeinen lernen Sie, wie eine Verwaltung funktioniert. Dazu durchlaufen Sie in Ihrer praktischen Ausbildung verschiedene Ämter und Dienststellen, was sehr abwechslungsreich ist. Sie lernen rechtliche und für die Verwaltung relevante Vorschriften kennen und wo Sie diese anwenden müssen. Sind Sie im Sozialamt beschäftigt, werden Sie sehen, wie Gelder verteilt und welche Anträge wo und bei wem gestellt werden müssen.
Nach Ihrer Ausbildung können Sie eine Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt anstreben oder sich für ein weiterführendes Studium entscheiden. Studienrichtungen, die beispielsweise infrage kämen, sind folgende:
- Staats- und Verwaltungswirtschaft
- BWL und Business Administration
- Rechtswissenschaft
- Verwaltungsmanagement und Public Management
- etc.
Anschreiben als Verwaltungsfachangestellte
Wenn Sie sich für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte bewerben möchten oder sogar schon ausgelernt sind, ist die richtige Vorbereitung auf Ihre Bewerbung wichtig. Sie sollten wissen, welche Unterlagen von Ihnen als Bewerber verlangt werden und diese sorgfältig vorbereiten. Dazu gehören neben einem lückenlosen Lebenslauf und Qualifikationsnachweisen ein Bewerbungsschreiben. Worauf Sie dabei achten müssen, ist nachfolgend aufgelistet.
Motivation
Sie sollten wissen, wieso Sie diese Ausbildung oder die Stelle gerne hätten. Wissen Sie das nicht, dann merkt der Personaler das an Ihrem Anschreiben. Je genauer Sie über sich selbst und Ihre Beweggründe Bescheid wissen, desto besser können Sie das in Ihrer Bewerbung formulieren. Ein Satz wie: „Schon immer war ich sehr strukturiert und organisiert und hatte große Freude daran, auch meinen Freunden dabei zu helfen …“ könnte ein Beispiel für eine Motivation sein.
Stil
Achten Sie auf Ihren persönlichen Stil und kopieren Sie nicht einfach etwas aus dem Internet. Auch Musterschreiben, die Sie zum Beispiel auf dieser Seite finden, sind nur dafür da, Ihnen Ideen zu geben. Sind Sie eine eher aufgeweckte und fröhliche Person, dann wirkt ein abgehackter Schreibstil unauthentisch – zumal ein Bewerbungsschreiben immer flüssig und gut zu lesen sein sollte.
Formalitäten
Halten Sie die Formalitäten ein. Eine DINA 4 Seite sollte für Ihre Bewerbung ausreichen. Wählen Sie eine Schriftart wie Times New Roman oder Arial und die Schriftgröße zwölf. Schauen Sie, dass Sie die richtige Adresse ins Adressfeld schreiben und Ihren Ansprechpartner beim Namen nennen. Am besten haben Sie diesen vorher recherchiert. Auch der Betreff und das Datum sollten passen. Machen Sie passende Absätze und erleichtern Sie so dem Personaler das lesen.
Roter Faden
Geben Sie einen Überblick über Ihren schulischen oder beruflichen Werdegang und nennen Sie dabei nur das Wichtigste. Ihren Lebenslauf hat Ihr Gegenüber schließlich schon vorliegen. Dort kann er selbst nachschauen, wenn er etwas wissen möchte. Wichtig ist, dass Sie ihm helfen, einen Gesamteindruck über Sie und Ihre Person zu bekommen.
Keine Widersprüche
Vermeiden Sie unbedingt Widersprüche in Ihrem Anschreiben, die nicht zu Ihrem Lebenslauf passen. Das kann dazu führen, dass der Personaler an Ihrer Vertrauenswürdigkeit zweifelt.
Positiv formulieren
Schreiben Sie nichts Negatives über vergangene Arbeitgeber, Lehrer oder sonstige Personen oder Einrichtungen. Das kommt bei einem Bewerbungsschreiben gar nicht gut an.
Wieso Sie?
Mit dem Bewerbungsschreiben verkaufen Sie quasi sich selbst und Ihre Fähigkeiten. Zeigen Sie in allem, was Sie schreiben, dass Sie die richtige Person für die Ausbildung oder die Stelle sind. Versuchen Sie dabei, Ihr Schreiben aus Sicht des Personalagenten zu betrachten, der Ihre Bewerbung liest. Was würden Sie wissen oder lesen wollen, um überzeugt zu werden?
Auf Stelle beziehen
Wenn es eine Stellenausschreibung gab, dann sollten Sie sich in jedem Fall auf diese beziehen. Versuchen Sie auf Anforderungen, die dort gestellt werden, einzugehen, und zeigen Sie, dass Sie diese erfüllen. Bleiben Sie dabei immer ehrlich.
Mustervorlage Anschreiben Verwaltungsfachangestellte
Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte – Fachrichtung Kommunalverwaltung
Sehr geehrte Frau Meier,
mit großem Interesse habe ich auf Ihrer Internetseite das Gesuch gelesen und finde es besonders spannend, dass Sie im Fachbereich Kommunalverwaltung so viele unterschiedliche Perspektiven anbieten. Schon in meiner Schulzeit bin ich immer mit Freude an Aufgaben aus dem organisatorischen Bereich gegangen. Das möchte ich unbedingt auch beruflich und deshalb bewerbe ich mich hiermit um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte bei Ihnen.
Zurzeit besuche ich das Gymnasium in Stuttgart und werde dies voraussichtlich im nächsten Jahr mit dem Abitur verlassen. Die Leistungskurse in Deutsch und Mathematik liegen mir sehr gut und ich habe große Freude an der Arbeit mit Sprache und Zahlen. Auch in Informatik habe ich gute Noten und habe dementsprechend gute Kenntnisse im Bereich Daten und deren Verarbeitung. Der Umgang mit Menschen macht mir ebenso viel Spaß. Das konnte ich bereits während meiner ehrenamtlichen Tätigkeit in meiner Gemeinde herausfinden. Dort helfen wir hilfsbedürftigen Menschen, indem wir mit ihnen Zeit verbringen, sie mit Essen versorgen und sie bei Behördengängen unterstützen.
Bei einem Praktikum im letzten Jahr konnte ich außerdem einen Einblick in den Beruf eines Verwaltungsfachangestellten bekommen. Ich war in einem Bürgerbüro der Stadt eingesetzt und konnte bei Anträgen und Büroarbeiten den Mitarbeitern über die Schulter blicken. Das hat mir sehr gefallen.
Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte ist schon seit langem mein Wunsch und ich bin sehr neugierig auf alles, was mich diese inhaltlich lehrt. Besonders freue ich mich auf den rechtlichen Ausbildungsteil, da ich über Jura auch privat schon viel gelesen habe. Ich bin gespannt auf Ihre Antwort und freue mich, wenn Sie mich zu einem persönlichen Gespräch einladen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name
In diesem Beitrag haben Sie nun alles erfahren, was Sie als angehender Auszubildender wissen müssen. Nicht nur die Struktur und der Inhalt Ihres Anschreibens als Verwaltungsfachangestellte ist Ihnen nun klarer, sondern auch der Ablauf der Ausbildung und der Beruf als solcher. Aber auch wenn Sie schon längst ausgelernt sind, haben Sie hier wertvolle Informationen erhalten, die es Ihnen ermöglichen, noch heute mit Ihrer Bewerbung anzufangen. Legen Sie los! Viel Erfolg dabei!