Sie wollen sich als Sachbearbeiterin bewerben? Egal, ob für eine Ausbildung in diesem Bereich oder einen Vollzeitjob: Sie bringen wahrscheinlich schon von Natur aus Fähigkeiten mit, um diesen Prozess erfolgreich zu meistern. Trotzdem gibt es einige Tipps und Tricks, die Ihnen dabei helfen werden. Lesen Sie hier, warum sich eine gründliche Vorbereitung lohnt, wie Sie Ihre Anlagen perfekt sortieren und warum Individualität immer wichtig ist. Außerdem bekommen Sie einen Überblick über Eigenschaften, die in Ihrem Anschreiben auf keinen Fall fehlen dürfen. Nach diesem Vorgang haben Sie die besten Chancen!

Jede Position bringt unterschiedliche Anforderungen mit sich. Wenn Sie auf der Suche nach einem Job sind, haben Sie dieses Phänomen bestimmt schon in den Stellenausschreibungen bemerkt. Gerade, wenn Sie auf der Suche nach einer geeigneten Stelle als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter sind, gibt es ganz besondere Ansprüche.

Wie Sie bestimmt bereits festgestellt haben, gibt es außerdem eine hohe Anzahl an Stellen für Sachbearbeiter. Mit Ihrer Erfahrung wissen Sie auch, warum: Kein Unternehmen oder öffentlicher Dienst kommt ohne motivierte und engagierte Sachbearbeiter aus.

Besondere Anforderungen und eine hohe Nachfrage. Das sind also die zwei Dinge, die Sie auf jeden Fall beachten sollten, wenn Sie Ihre Bewerbung verfassen. Denn einerseits sollten Sie besonders in Ihrem Anschreiben verdeutlichen, dass Sie den Anforderungen gewachsen sind, und andererseits sollten Sie auch Ihre Individualität beibehalten. Wie können Sie diesen Spagat in Ihrer Bewerbung bewältigen? Und wie stellen Sie sicher, dass Ihre Bewerbung als Sachbearbeiterin gute Chancen hat? Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Bewerbung optimal vorbereiten und verfassen. Gerade für Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterinnen ist das nämlich nicht nur Pflicht, sondern die Kür für eine erfolgreiche Bewerbung.

Vorbereitung ist alles! Besonders bei Ihrer Bewerbung

Gerade im öffentlichen Dienst sind Handlungsmuster für Sachbearbeiter an der Tagesordnung, um über die wechselnden Prozesse den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund sind Sie als erfahrener Sachbearbeiter an eine gründliche Vorbereitung Ihrer Aufgaben gewöhnt. Und auch, wenn Sie sich noch in der Ausbildung befinden und gegebenenfalls die erste Stelle im öffentlichen Dienst anstreben: Vorbereitung ist und bleibt Ihre wichtigste Handlung!

Eine erfolgreiche Bewerbung lebt nämlich von einem argumentativen und strategischen Anschreiben, sowie von einem durchdachten Lebenslauf. Und das können Sie nur erreichen, indem Sie Ihre Bewerbungsunterlagen optimal vorbereiten. Außerdem sparen Sie dadurch eine Menge Zeit, wenn Sie mehrere Stellen im Blick haben und dementsprechend auch viele Bewerbungen verfassen müssen. Damit dieser Prozess für Sie routiniert von der Hand geht, empfiehlt sich eine Vorbereitung der Bewerbung in sechs Schritten:

  • Machen Sie sich Gedanken über Ihre Motivation, warum Sie als Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin arbeiten wollen. Versuchen Sie, diese Gedanken zu verschriftlichen und zu strukturieren. Was sind Ihre Stärken, warum passen Sie in den öffentlichen Dienst oder warum liegt Ihnen diese Tätgkeit generell? Erstellen Sie daraus ein Motivationsprofil und nutzen Sie diese Argumente in jedem Anschreiben.
  • Welche Anforderungen haben Sie als Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin an eine Stelle im öffentlichen Dienst oder an ein Unternehmen? Welche Rahmenbedingungen erlauben Ihnen ein angenehmes und entspanntes Arbeiten? Erstellen Sie daraus eine persönliche Checkliste, mit der Sie Stellenangebote abgleichen können.
  • Sammeln und ordnen Sie Ihre Zeugnisse, Ihre Zertifikate und andere für die Bewerbung relevanten Unterlagen. Gerade im öffentlichen Dienst werden Bewerbungen mit fehlerhaften Unterlagen häufig direkt aussortiert. Ein Überblick über Ihre persönlichen Unterlagen bewahrt Sie vor diesem Fehler.
  • Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und speichern Sie sie als transparente Signatur ab. Damit können Sie besonders Ihrem Anschreiben eine persönliche Note verleihen. Eine handschriftliche Unterschrift gehört gerade im öffentlichen Dienst immer noch zum guten Ton oder ist sogar Pflicht.
  • Scannen Sie alle relevanten Dokumente ein und speichern Sie sie im PDF-Format mit geringer Datengröße ab. Das erspart Ihnen auf lange Sicht eine ganze Menge Zeit, Arbeit und Nerven.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über kostenlos zugängliche Muster und Vorlagen für Ihr Bewerbungsschreiben. Diese Vorlagen können Ihrer Bewerbung eine professionelle Note verleihen und ersparen Ihnen Formatierungsarbeiten. Nutzen Sie dieses Gerüst und fügen Sie bereits Ihre Stammdaten ein. So können Sie direkt auf diese Muster für Lebenslauf und Anschreiben zurückgreifen.

Mit dieser Vorbereitung haben Sie einen großen Schritt hin zu einer erfolgreichen Bewerbung als Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin getan. Bevor Sie nun anfangen, Ihr Anschreiben zu verfassen, sollten Sie sich noch Gedanken über Ihre persönlichen Fähigkeiten machen. Neben allen Fähigkeiten, die Sie im öffentlichen Dienst oder in einem Unternehmen benötigen, kommt es nämlich auch auf Sie als Mensch an.

Chancen und Eigenschaften von erfolgreichen Sachbearbeitern

Ob Sie im öffentlichen Dienst anfangen wollen oder ob Sie sich bei einem Unternehmen bewerben: Neben einer einwandfreien Bewerbung kommt es zuletzt immer auch auf Ihre sozialen Kompetenzen und persönlichen Stärken an. Verpassen Sie also nicht die Chance, bei der ausgeschriebenen Stelle mit den folgenden Fähigkeiten zu punkten:

  • Organisationsstärke. Gerade Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterinnen müssen in dieser Kategorie glänzen, denn organisatorische Aufgaben sind an der Tagesordnung. Stellen Sie diese Fähigkeit in Ihrem Anschreiben dementsprechend deutlich und belegbar heraus.
  • Sicherer Umgang mit der deutschen Sprache. Am besten kommunizieren Sie diese Fähigkeit mit einem fehlerlosen Anschreiben und einem makellosen Lebenslauf. Sowohl im öffentlichen Dienst als auch in Unternehmen ist diese Qualifikation häufig Grundvoraussetzung.
  • Kommunikationsfähigkeit. Ihr Arbeitgeber sucht kein Sprachtalent, sondern jemanden, der Sachverhalte klar und einfach formulieren kann. Das können Sie in Ihrem Anschreiben bestens unter Beweis stellen. Versuchen Sie, sich so klar und verständlich auszudrücken, wie nur möglich.
  • Pünktlichkeit. Jede Firma, jedes Unternehmen und besonders der öffentliche Dienst schätzt diese Eigenschaft. Bei der Bearbeitung von Unterlagen müssen Fristen eingehalten werden, die Sie als Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin im Kopf behalten müssen. Vergessen Sie also nicht, mit dieser Eigenschaft zu punkten.
  • Ausdauer. Sie sind in Ihrer Ausbildung auch einmal ein paar Schritte mehr gegangen als notwendig? Oder haben in Ihrem letzten Job besondere Aufgaben übertragen bekommen? Vergessen Sie nicht, das in Ihrem Anschreiben zu erwähnen, denn dies ist ein Punkt, der Ihre Chancen immer steigert.

Sie haben sich in diesen Fähigkeiten wiedergefunden und können sich vorstellen, sie in Ihrem Bewerbungsanschreiben einzubinden? Damit werden Sie auf jeden Fall das Interesse an Ihrer Person wecken. Zusammen mit einer gründlichen Vorbereitung ist jetzt das Fundament für Ihre erfolgreiche Bewerbung gelegt. Lesen Sie nun, worauf es konkret in Ihrem Bewerbungsanschreiben ankommt.

Das Bewerbungsanschreiben: Ihr Aushängeschild!

Gerade im öffentlichen Dienst ist das Bewerbungsschreiben häufig ein Stolperstein. Hier müssen Sie sich nämlich abseits von strengen Mustern oder Vorlagen bewegen und Ihre individuelle Seite zeigen. Auch wenn Sie sich für eine Tätigkeit bewerben, in der es auf Genauigkeit ankommt, lohnt es sich nun, auch einmal aus der Reihe zu tanzen. Das gilt aber natürlich nicht für Form und Grammatik, sondern nur für den Inhalt. Auf welche Punkte sollten Sie dabei besonders achten?

  • Ihr Werdegang. Versuchen Sie sich an einer authentischen Beschreibung Ihres Werdegangs. Was genau führt Sie zu dieser Tätigkeit und welche Erfahrungen bringen Sie mit? Was qualifiziert Sie abgesehen von einer einschlägigen Ausbildung?
  • Ihre Gründe für die Bewerbung. Warum verfassen Sie Ihr Bewerbungsschreiben genau für diesen Job bei dieser Firma oder genau für diese Stelle im öffentlichen Dienst? Haben Sie Mut zum Detail.
  • Was sind Ihre Stärken und welchen Mehrwert könnten Sie persönlich einbringen? Was gewinnt der Arbeitgeber durch eine Einstellung von Ihnen?
  • Was ist Ihre Motivation als Bewerber? Was erhoffen Sie sich von diesem Job? Hier lohnt es sich, auch Ehrgeiz und echtes Interesse an betriebsinternen Abläufen zu zeigen.

Sie merken, alle diese Punkte haben eins gemeinsam: Sie legen in Ihrem Bewerbungsschreiben Ihre Gründe abseits von Daten und Fakten dar. Auch wenn es darauf in Ihrem Berufsalltag ankommt: Im Bewerbungsschreiben und auch im späteren Vorstellungsgespräch spielt Ihre persönliche Motivation eine große Rolle. Auch wenn Sie nun genau wissen, worauf es bei Ihren Stärken ankommt, ist manchmal das Formulieren keine einfache Aufgabe. Aus diesem Grund können Sie sich an dem folgenden Muster orientieren:

Sehr geehrte Frau ___, sehr geehrter Herr ___,

durch einen persönlichen Hinweis bin ich auf die offene Stelle in Ihrem Unternehmen aufmerksam geworden, was mein Interesse geweckt hat, da ich im Bereich der Personalabteilung durch mehrjährige Berufserfahrung bereits Qualifikationen und Kompetenzen sammeln konnte. Daher möchte ich mein Interesse bekunden und mich als motivierte Bewerberin vorstellen.

Nach meinem Schulabschluss im Jahr ___ habe ich aufgrund meinem Interesse am Personalwesen eine Ausbildung zur Personalsachbearbeiterin im Unternehmen ___ erfolgreich absolviert. Da mir insbesondere der Umgang mit Zahlen liegt, wurde mir nach kurzer Zeit die Verantwortung für einen Teil der Personalabrechnungen übertragen. Daneben hat mein großes Interesse an den betriebswirtschaftlichen Themen aber auch dazu geführt, dass ich an mehreren kaufmännischen Fortbildungen teilnehmen konnte.

Neben diesen fachlichen Kompetenzen, die sich durch die Überschneidung von Personalwesen und Aufgaben im kaufmännischen Bereich sehr gut mit Ihren Stellenanforderungen abdecken, bringe ich natürlich die Standardvoraussetzungen wie eine sichere Sprachbeherrschung und hervorragende Kenntnisse der gängigen MS Office-Programme und SAP mit. Zusätzlich kann ich meine fließenden Englischkenntnisse gewinnbringend einsetzen.

Da ich gern mit Zahlen und Fakten umgehe und mir kaufmännische Tätigkeiten liegen, habe ich nach der Schule eine Ausbildung zum Kaufmann im Groß- und Außenhandel bei der Beispiel GmbH in Musterstadt absolviert. Während der Ausbildungszeit war ich dort vorwiegend als Sachbearbeiter in den Bereichen Import und Logistik tätig. Dabei gehörte die Erstellung von Importpapieren und Statistiken ebenso zu meinen Aufgaben wie der Auslandszahlungsverkehr und die Bearbeitung der Aufträge im Warenwirtschaftssystem. Neben fundierten kaufmännischen Kenntnissen und langjähriger Berufserfahrung im Bereich Lager und Logistik bringe ich sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Programme sowie SAP mit.

Besonders gut gefällt mir an Ihrem Unternehmen die flache Hierarchie und die enge Vernetzung der einzelnen Abteilungen. Durch mein Organisationstalent behalte ich auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick und helfe gerne bei Schnittstellenaufgaben. Meine Kommunikationsstärke hat gerade bei Schnittstellen von Fachbereichen schon häufig dazu beigetragen, Probleme effektiv zu lösen.

Ich kann mir aus meiner Erfahrung gut vorstellen, mit meinen Fähigkeiten zu Ihnen zu passen. Daher würde ich mich freuen, Sie auch persönlich von meinen Stärken überzeugen zu können. Über eine Einladung dazu freue ich mich daher ganz besonders.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Der Lebenslauf – Daten und Fakten Ihrer Bewerbung

Was für das Anschreiben gilt, gilt nicht für den Lebenslauf. Hier sollte nicht nur die Form stimmen, sondern auch der Inhalt punktgenau zu den Angaben im Schreiben passen. Nicht selten können sonst im Vorstellungsgespräch Fragen aufkommen, die Ihre Genauigkeit in Frage stellen und Ihre Chancen direkt mit dazu. Aus diesem Grund lohnt sich hier ein zweiter, manchmal auch ein dritter Blick. Außerdem ist ein Muster eine gute Idee, um Formatierungsfehler zu umgehen. Die folgenden sechs Tipps geben Ihnen Hinweise, wie Sie diese anspruchsvolle Aufgabe mühelos meistern können:

  • Verwenden Sie maximal zwei DIN A4 Seiten für Ihren Lebenslauf. Dieses Format sollte alle Angaben enthalten, die für Ihre Bewerbung relevant sind.
  • Stellen Sie Ihre Ausbildung und Ihre Arbeitserfahrungen in antichronologischer Reihenfolge dar. So bekommt Ihr potenzieller Arbeitgeber direkt einen Überblick über Ihren bisherigen beruflichen Werdegang. Außerdem legen Sie so den Fokus auf Ihre Erfahrung und nicht auf Ihre Ausbildung. Gerade bei mehrjähriger Berufstätigkeit lohnt sich dieser Schritt.
  • Investieren Sie in ein professionelles Bewerbungsfoto und ordnen Sie es neben Ihren persönlichen Daten an. Bei einer großen Anzahl an Bewerbungen kann ein professionelles Foto, das Sympathie erzeugt und Ihre sozialen Kompetenzen unterstreicht, den entscheidenden Unterschied machen.
  • Achten Sie darauf, Zeiten genau und passend anzugeben. Angaben im Monatsformat sind immer denen im Jahresformat vorzuziehen. So gestalten Sie einen nachvollziehbaren Werdegang.
  • Achten Sie peinlich genau auf korrekte Rechtschreibung und saubere Grammatik. Lassen Sie Freunde und Familie Korrektur lesen. So vermeiden Sie ärgerliche kleine Fehler, die Ihre ganze Mühe schmälern.
  • Nehmen Sie sich Platz, um Ihre einzelnen beruflichen Stationen zu erläutern. Indem Sie Ihre Aufgaben schildern, vermitteln Sie als Bewerber ein umfassendes Bild Ihrer Person.

Diese sechs Tipps helfen Ihnen beim Abfassen eines sauberen, übersichtlichen und makellosen Lebenslaufes. Mit diesem Dokument, einem individuellen Anschreiben und einem ordentlichen Anhang sind Sie von Ihrer erfolgreichen Bewerbung nur noch einen Schritt entfernt.

Der letzte Schritt zur Ihrer gelungenen Bewerbung

Der letzte Schritt ist so einfach, dass er nach der ganzen Mühe oft übersehen wird. Motivieren Sie sich nach einer kurzen Pause noch einmal, um Ihre Bewerbung in eine PDF-Datei zu konvertieren. Vergessen Sie dabei nicht, dieses Dokument zu kontrollieren. Außerdem sollten Sie sich bei einer Bewerbung per Mail auch Gedanken um eine korrekte Formulierung machen und in der letzten Eile nicht die Grammatik vergessen. Auch wenn es Ihr letzter Schritt ist: Es ist das Erste, was von Ihnen gelesen wird.

Nach diesem Schritt bleibt nur noch Abwarten auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Viel Glück dafür!