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Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
Mit der Vorselektion geeigneter Kandidaten haben Sie die erste Phase im aufwendigen Prozess der Personalgewinnung erfolgreich abgeschlossen. Nun gilt es, die ausgewählten Bewerber zu einem Vorstellungsinterview einzuladen.
Wenn Sie jedoch jemanden aus der Ferne einstellen möchten, dann ist es naheliegend, statt eines persönlichen Gesprächs vor Ort ein Telefonat zu vereinbaren. Als ressourcenschonende Alternative verschaffen Ihnen telefonische Vorstellungsgespräche die großartige Gelegenheit, Ihre potenziellen Mitarbeiter näher kennenzulernen, bevor Sie diese zu Vollzeitbeschäftigten machen.
Gleichzeitig haben Sie durch Telefoninterviews die Möglichkeit, sich als Arbeitgeber und Unternehmen überzeugend zu präsentieren, sodass Sie dem Bewerber auch lange nach dem Gespräch positiv in Erinnerung bleiben. Wie sich so ein inhaltsstarkes Einladungsschreiben verfassen lässt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum ist eine professionelle Einladung zum Telefoninterview so wichtig?
Jeder einzelne Schritt bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter geht mit neuen Herausforderungen einher. Gute Bewerber zu finden, ist schwer genug. Diese an das eigene Unternehmen zu binden, stellt eine weitaus größere Hürde dar, die Sie systematisch überwinden müssen.
Aufgrund des allgegenwärtigen Fachkräftemangels und Nachwuchsengpasses ist der Personalmarkt hartumkämpft. Hinzu kommt die hohe Absprungrate der Bewerber, sodass die Arbeitgeber bei der Suche nach Talenten zu mehr Kreativität gezwungen sind.
Wer begehrte Kandidaten für sich gewinnen und langfristig an sich binden will, für den ist heutzutage der Aufbau sowie die konstante Pflege einer vertrauensvollen persönlichen Beziehung unabdingbar.
Wenn Sie nicht jeden Abschnitt im Rekrutierungsprozess als eine wertvolle Chance wahrnehmen und auch nutzen, riskieren Sie, talentierte Mitarbeiter zu verlieren, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen könnten.
Eine dieser kostbaren Chancen, Ihr Employer Branding zu stärken und sich somit entscheidend von der Konkurrenz abzuheben, bietet Ihnen das Einladungsschreiben.
Gehen Sie hier strategisch und sorgfältig vor, haben Sie einen hohen Qualitätsanspruch, zeigen Sie Kompetenz und wecken Sie Vertrauen. Das gelingt Ihnen unter anderem mittels transparenter und eindeutiger Kommunikation sowie vollständige Mittleitung sämtlicher gesprächsrelevanter Informationen.
Wesentliche Inhalte eines Einladungsschreibens
Die nachfolgenden Punkte sollten Sie bei der Verschriftlichung eines Einladungsschreibens für ein telefonisches Bewerbungsinterview berücksichtigen:
- Bringen Sie dem Bewerber Wertschätzung entgegen, indem Sie sich für seine Bewerbung, sein Interesse sowie seine Geduld bedanken.
- Führen Sie die Bezeichnung der Stelle an.
- Weisen Sie auf die Vollständigkeit bzw. Aussagekraft der Bewerbungsunterlagen.
- Sagen Sie, warum der Bewerber Ihr Interesse geweckt hat.
- Erwähnen Sie den Anlass Ihres Schreibens.
- Bringen Sie unmissverständlich zum Ausdruck, dass es sich hierbei um ein telefonisches Bewerbungsgespräch handelt.
- Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Telefongesprächs an.
- Unterbreiten Sie alternative Terminvorschläge.
- Stellen Sie die Gesprächspartner mit Namen und Positionen vor.
- Verdeutlichen Sie auch das Ziel des Interviews.
- Erläutern Sie kurz den Ablauf des Telefonates.
- Bitten Sie den Bewerber um die Bestätigung eines Ihrer Terminvorschläge.
- Bitten Sie ihn auch darum, Ihnen eine Rückmeldung zu geben, falls ihm keinen der unterbereiteten Terminvorschläge passt.
- Machen Sie dem Kandidaten klar, wie er sich optimal auf das Gespräch vorbereiten kann.
- Bringen Sie Ihre Freude auf das persönliche Kennenlernen zum Ausdruck.
Fügen Sie Angaben über alle relevanten Eckdaten dem Schreiben hinzu. Bei einem Telefoninterview sind es unter anderem folgende Datenpunkte:
- Titel
- Wochentag, Datum und Uhrzeit
- Unternehmen
- Namen der Anwesenden
- Dauer des Gesprächs
- Kontaktdaten und Ansprechpartner bei Rückfragen
Musterschreiben für die Einladung zum Telefoninterview
Sehr geehrte Frau Müller,
herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position als __. Mit Ihren strukturierten, vollständigen sowie aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen haben Sie uns sehr beeindruckt.
Nachdem wir diese sorgfältig gelesen haben, laden wir Sie gerne zu einem telefonischen Vorstellungsgespräch ein und schlagen hierfür den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] vor. Zu Ihren Gesprächspartnern zählen unsere Geschäftsführerin Frau Müller sowie Herr Schneider und Frau Schmidt aus der Abteilung __.
Bitte geben Sie uns innerhalb einer Woche (schriftlich oder telefonisch) eine kurze Rückmeldung, ob der vorgeschlagene Gesprächstermin Ihrem Bedürfnis entspricht. Sollten Sie diesen nicht wahrnehmen können, sind wir gerne offen für alternative Terminvorschläge Ihrerseits.
Das Telefongespräch dauert in der Regel 30 Minuten und dient lediglich dem gegenseitigen Kennenlernen. Hier helfen wir Ihnen dabei, zu verstehen, welche Fähigkeiten wir suchen und beantworten Ihnen auch gerne alle Fragen, die Sie zur Stelle haben könnten. Machen Sie sich daher keinerlei Sorgen bezüglich der Vorbereitung.
Hier finden Sie nochmal eine übersichtliche Auflistung aller wesentlichen Eckdaten des Telefoninterviews:
- Titel: telefonisches Vorstellungsgespräch
- Termin: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit]
- Unternehmen: __ GmbH
- Ansprechpartner: [Namen hier eintragen]
- Dauer: 30 Minuten
- Telefonnummer: [Nummer hier eintragen]
- E-Mail: [E-Mail-Adresse hier eintragen]
Sollten Sie noch ein weiteres Anliegen oder Rückfragen haben, können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren.
Wir freuen uns sehr, Sie im Rahmen des gemeinsamen Gesprächs persönlich kennenlernen zu dürfen.
Mit freundlichen Grüßen
Zahlen, Fakten, Links
Für die Hälfte der Personalverantwortlichen spielen persönliche Stärken bei Bewerbungen eine wichtige Rolle. Diese zeigen sich besonders am Telefon, wo ablenkende Mimik und Gestik nicht mehr nötig sind.
Quelle: (stepstone.de)
Das Telefoninterview ist in der Regel Teil des Bewerbungsverfahrens. Im Durchschnitt erhält ein Unternehmen zwischen 10 und 50 Bewerbungen für eine Stelle. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Bewerber vor dem persönlichen Vorstellungsgespräch noch einmal überprüft werden, auch per Telefon. Die Einladung zu dieser Veranstaltung wird in der Regel per E-Mail verschickt.
Quelle: (uni-bamberg.de)