Grundregeln der Gesprächsführung: Eine Auflistung

Aktualisiert am 17. März 2020 von Ömer Bekar

Grundregeln der Gesprächsführung
Was ist förderlich bei einem Gespräch, was eher nicht?

Gespräche sind das, was Gesellschaften, Unternehmen, Beziehungen und alle anderen Arten der menschlichen Kommunikation funktionieren lässt. Oder eben auch nicht: Manch einer bekommt beim Gedanken an ein bevorstehendes Gespräch Bauchgrummeln. Der Gesprächspartner ist einfach nicht sympathisch. Oder das Thema ist kontrovers. Egal, um was es geht: Bei einem Gespräch kann eine ganze Menge schief gehen. Nicht selten gehen Sie nach so einem Termin nach Hause und wundern sich, was eigentlich schief gelaufen ist. Schließlich sind Sie doch mit den besten Absichten in das Gespräch gegangen? Haben Sie überhaupt dieselbe Sprache gesprochen? Fasst Ihr Gegenüber eigentlich jedes Wort falsch auf oder können Sie sich einfach nicht ausdrücken? Schlechte Gespräche haben das Potenzial, Ihr Selbstbewusstsein ins Wanken zu bringen und sogar funktionierende Beziehungen auf die Probe zu stellen.

Grund genug, dem Thema Kommunikation etwas Aufmerksamkeit zu widmen. Dafür müssen Sie nicht jahrelang studieren. Auch einfache Grundregeln der Gesprächsführung können bei Beachtung bereits Wunder bewirken. Nach Schulz von Thun kommt es nämlich gar nicht so sehr darauf an, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen. Eine gute Gesprächstechnik kann so Auseinandersetzungen und selbst kontroverse Diskussionen auf einem sachlichen Niveau halten. Die Kunst, ein gutes Gespräch zu führen, hilft Ihnen nicht nur beim nächsten Vorstellungsgespräch, sondern auch im Job und darüber hinaus ebenfalls im Privatleben. Wie Sie mit ein paar kleinen Tipps auf diesem Gebiet große Fortschritte machen, erfahren Sie hier.

Die meisten fallen im Vorstellungsgespräch durch. Hier der passende Test dazu

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Aber wie sieht das eigentlich konkret aus? Wie schaffen Sie es, die Perspektiven zu wechseln? Gibt es bei der Planung eines Gespräches wichtige Details zu beachten? Welcher Vertrauensrahmen muss abgesteckt werden? Welche Gründe und Argumente bewegen Sie zu Ihren Aussagen? Gibt es besonders effiziente Arten von Fragen? Wenn Sie sich mit all diesen Fragen beschäftigen, stellen Sie schnell fest: Kommunikation ist eine Wissenschaft. Mit den folgenden Tipps schaffen Sie es, trotzdem den Überblick zu behalten und positive Fortschritte zu verzeichnen.

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#1 Gesprächseröffnung: Welchen Ton geben Sie an?

Der erste Ton bestimmt die gesamte Atmosphäre des weiteren Gespräches. Das belegen psychologische Phänomene, wie zum Beispiel der Halo-Effekt. Ob Sie derjenige sind, der zum Gespräch geladen hat oder ob Sie geladen wurden: Versuchen Sie immer, den Termin so positiv wie möglich zu beginnen. Das kann durch ein Kompliment geschehen, aber auch einfach durch Small-Talk mit einer humorvollen Note. Achten Sie darauf, nie direkt „mit der Tür ins Haus“ zu fallen und gerade schwierige Gespräche mit freundlichen, einleitenden Worten zu beginnen.

#2 Offene Fragen stellen: Reden ist Silber, Fragen ist Gold!

In einem Gespräch möchte jeder seine Position darlegen. Allerdings werden Argumente oft missverstanden und das Gesagte kommt beim Gegenüber komplett anders an, als Sie es eigentlich gemeint haben. Eine einfache Methode, um diesem Dilemma vorzubeugen, sind Fragen. Aber auch Fragen haben das Potenzial, jemanden in die Ecke zu drängen. Aus diesem Grund sollten Sie so oft wie möglich offene Fragen stellen, wie zum Beispiel:

„Wie kommen Sie zu dieser Idee?“

„Was hat Sie dazu bewogen, diese Entscheidung zu treffen?“

Mit Fragen dieser Art geben Sie Ihrem Gegenüber die Gelegenheit, sich zu erklären. Stellen Sie stattdessen geschlossene Fragen, auf die nur mit Ja oder Nein geantwortet werden kann, spitzt sich die Lage schnell zu. Genau das sollte vermieden werden.

#3 Wechsel der Perspektive: Gibt es noch eine dritte Meinung?

Das aktive Hineinversetzen in ihr Gegenüber ist für eine effektive Gesprächsführung sehr wichtig. Auch wenn Sie vielleicht von vornherein der Gesprächsführer sind, sollten Sie versuchen, die Argumente der anderen Seite ernst zu nehmen. Manchmal ist dies nicht nur aufgrund des sozialen Aspekts sinnvoll: Auch inhaltliche Punkte sehen häufig von einem anderen Standpunkt aus ganz unterschiedlich aus.

Praktisch ist dieser Tipp schwer umzusetzen, da im Eifer des Gespräches selten eine Pause entsteht. Aus diesem Grund ist es sehr hilfreich, besonders schwierige Gespräche direkt von Anfang an in zwei Etappen zu unterteilen. Zwischen den beiden Gesprächsteilen bleibt genug Zeit für Selbstreflexion und vielleicht sogar ein Wechsel des eigenen Standpunktes.

#4 Grundregeln der Gesprächsführung: Fokus auf Gemeinsamkeiten

Ein Gespräch läuft sehr viel entspannter ab, wenn alle Teilnehmer sich gegenseitig positiv gesinnt sind. Das ist aber nicht immer der Fall. Ein einfacher Trick, um ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen, ist die Herausstellung von Gemeinsamkeiten. Gerade bei Kleinigkeiten verlieren Menschen häufig den Fokus und hängen sich an Details auf. Stattdessen das Gesamtbild zu betrachten und zu bemerken, dass man immer noch zusammen im Boot sitzt, hilft dagegen, selbst tiefe Differenzen zu überwinden. Folgende Sätze können Ihnen dabei helfen:

„Ich freue mich, dass wir nur in dieser Sache unterschiedlicher Meinung sind. In Fall X und Y habe ich Ihre Herangehensweise sehr geschätzt.“

Es verwundert mich, dass unsere Denkweisen sich so sehr unterscheiden. Gerade aufgrund von X und Y gehe ich davon aus, dass wir daher auch hier eine gemeinsame Grundlage finden.“

Würden Sie auch den Einstellungstest dazu schaffen?

Würden Sie auch den Einstellungstest dazu schaffen?

Mit solchen Sätzen signalisieren Sie Kooperationsbereitschaft. Manchmal wird damit Schwäche assoziiert, allerdings heißt es in einem berühmten Sprichwort nicht umsonst : „Der Stärkere gibt nach.“

#5 Ihren Standpunkt kommentieren: Offenheit zahlt sich aus

Menschen sind unterschiedlich. Manche sind eher dominant und haben keine Angst, ihre Meinung zu sagen. Wieder andere denken sich ihren Teil und verschwenden nur wenige Worte. Wenn Sie zu dieser letzteren Kategorie gehören, lohnt es sich, über Ihren Schatten zu springen. In einem Gespräch kann niemand Gedanken lesen. Argumente werden viel eher verstanden, wenn Hintergründe und persönliche Ansichten erklärt werden. Vergleichen Sie dafür einmal die folgenden Sätze:

„Nein, das sehe ich anders.“

„Dem kann ich nur teilweise zustimmen. Aus meiner Erfahrung hat sich X aufgrund von Y bewährt, außerdem stehe ich hinter der Lösung Z weil wir dabei ___ berücksichtigen.“

Beide Aussagen sind legitim und greifen niemanden an. Trotzdem löst die erste Aussage ein ungutes Gefühl aus, weil Sie dabei wichtige Argumente für sich behalten. Dem können Sie nur vorbeugen, indem Sie von Anfang an mit offenen Karten spielen.

#6 Pausen zulassen: Raum zum Denken

Nicht nur zwischen Gesprächsphasen, auch innerhalb eines Gespräches müssen Denkpausen erlaubt und zugelassen werden. Die sogenannte „peinliche Stille“ ist hier definitiv erwünscht, solange sich danach ein konstruktiver Austausch anschließt. Oft werden Personen, die über ihre Worte nachdenken wollen, regelrecht mit Fragen und Argumenten bombardiert. Das verhindert jeglichen konstruktiven Austausch. Ein einfacher Trick, um Pausen einzubauen, ist das Angebot von Getränken und eventuell auch Knabbereien. So können beide Gesprächspartner in Ruhe einen Schluck trinken und über das Gesagte nachdenken. Außerdem entsteht so ein familiärer Rahmen, indem man einfacher ins Gespräch kommt.

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#7 Raum und Zeit: Der richtige Rahmen

Gerade bei emotional geladenen Themen ist der größte Fehler, der passieren kann, ein ungeplantes Gespräch auf Fluren im Unternehmen, beim Mittagessen in der Kantine oder privat auf dem Arbeitsweg. Hier sind die Rahmenbedingungen suboptimal: Keiner hat den Kopf frei für wichtige Gedanken und dazu steht das Gespräch von Anfang an unter zeitlichem Druck. So ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie inmitten einer Disputation auseinandergehen müssen.

Besser ist es, einen festen Termin zu organisieren, an dem beide Parteien auf neutralem Boden aufeinandertreffen. Bei einem Vorstellungsgespräch zum Beispiel erscheint der Kandidat zwar im Unternehmen, das Gespräch selber findet jedoch meistens in einem Konferenzraum und nicht im Büro des neuen Arbeitgebers statt. So werden faire Bedingungen geschaffen.

#8 Grundregeln Gesprächsführung: Realistische Versprechungen

Sie haben ein Gespräch mit der Firmenleitung vor sich und müssen Ziele für das nächste Quartal formulieren? Sie möchten mit einem Kollegen über aktuelle Probleme in einem gemeinsamen Projekt sprechen? Oder auf Sie wartet ein privates Gespräch, das schon lange aufgeschoben wurde? Niemand freut sich auf einen solchen Termin, da er immer mit Druck verbunden ist. Erfolgsdruck, sozialer Druck: Es muss sich etwas ändern.

Gerade konfliktscheue Menschen neigen daher in Diskussionen dazu, schnelle Versprechungen zu machen, damit das Thema vom Tisch ist. Lieber die Schuld auf sich nehmen, anstatt weiter zu diskutieren. Damit ist allerdings keinem geholfen, wenn Sie diese Versprechungen nicht einhalten können. Stattdessen wartet dann ein noch schwierigeres Gespräch auf Sie. Es lohnt sich daher, im Vorfeld zu überlegen, welche Zugeständnisse tatsächlich realistisch sind.

#9 Gespräch vertagen: (K)eine gute Idee?

Manchmal stehen alle Zeichen vor einem Gespräch auf Sturm: Sie haben vielleicht gerade heute Migräne, ein Projekt ist schief gelaufen und die Informationen für den Termin sind auch noch nicht da. Schnell keimt die Idee auf, das Gespräch zu verschieben. Allerdings ist das nur bedingt eine gute Idee. Sind Sie tatsächlich unpässlich oder fehlen wichtige Daten, kann eine Vertagung sinnvoll sein. Den Termin vor sich her zu schieben, nützt allerdings wenig: Beim nächsten Mal müssen Sie doch da durch.

#10 Inhalte vertraulich behandeln: Dritte festlegen

Ein wichtiger Punkt, der zu den Grundregeln eines guten Gespräches gehört, ist die Vertraulichkeit. Egal, ob es sich um ein privates Gespräch oder ein Unternehmensmeeting handelt: Die unbeabsichtigte Freisetzung von Informationen birgt ein enormes Risiko auf emotionaler und fachlicher Ebene. Sprechen Sie daher immer an, wem Sie die besprochenen Informationen anvertrauen wollen. So können beide Seiten sichergehen, dass mit offenen Karten gespielt wird und Vertrauen fassen.

#11 Zwischen- und Endergebnisse formulieren

In privaten Gesprächen entsteht zum Ende häufig ein Konsens, der von beiden Parteien noch einmal in Worte gefasst werden sollte. So können Sie sichergehen, dass dieser Termin tatsächlich auch etwas gebracht hat. Auf beruflicher Ebene sollten Ergebnisse immer schriftlich in Form eines Protokolls festgehalten werden. Diese Protokolle dienen als Rückversicherung für alle Beteiligten und als Orientierungshilfe für das nächste Gespräch.

#12 Gesprächsabschluss in positiver Atmosphäre

Sich im Streit oder mitten in einer Auseinandersetzung zu trennen, kann zu großer emotionaler Distanz führen. Nicht nur im privaten Bereich hat das Folgen: Ganze Teams leiden in Unternehmen darunter, wenn die Führungsetage sich nicht grün ist. Aus diesem Grund gilt: Beenden Sie das Gespräch so, wie Sie es angefangen haben. In positiver und wertschätzender Atmosphäre.

Grundregeln Gesprächsführung: Zu viel auf einmal?

Die Auflistung erscheint auf den ersten Blick für Manche überwältigend. Obwohl vieles einfach zum guten Ton gehört, gestaltet sich die Umsetzung meist schwieriger. Das Wichtigste ist daher ein bewusster Umgang mit Gesprächen: Lassen Sie sich nicht zu sehr von Argumenten und Emotionen beeindrucken, sondern bleiben Sie sachlich. So ist die Chance am größten, dass Sie die Regeln auch umsetzen können. Nach und nach stellen sich dann die Erfolge ein. Viel Freude beim Diskutieren!