Die E-Mail-Bewerbung ist das Pendant zur Post-Variante

Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar

Sie stehen kurz davor, Ihre erste E-Mail-Bewerbung auf die Reise zu schicken und haben Herzklopfen?

Dann haben Sie diesen Ratgeber genau zur richtigen Zeit gefunden, denn: Sie können hier schnell und einfach nachlesen, auf was Sie beim Versand der E-Mail Bewerbung achten müssten. So kommt Ihre Vorstellung sicherlich prompt und gut Ihrem Wunsch-Arbeitgeber an.

Die E-Mail Bewerbung und die Post-Variante gleichen sich wie Geschwister

Wenn Sie sich leichttun, bei der Erstellung perfekter Bewerbungsunterlagen für den Post-Versand, dann haben Sie auch bei der E-Mail-Bewerbung leichtes Spiel, denn: Die beiden Bewerbungswege gleichen sich fast wie Geschwister. Wenn wir in diesem Bild bleiben möchten, könnte man behaupten, dass die postalisch versandte Bewerbung der große Bruder der E-Mail Bewerbung ist, denn: Bewerbungen wurden seither per Post verschickt. Er in der jüngsten Vergangenheit wurde die E-Mail-Variante immer präsenter und setzt sich zunehmend durch.

In drei Schritten zur E-Mail-Bewerbung

1.) Die Anlage der Bewerbungsunterlagen entscheidet sich ganz und gar nicht von der gedruckten Varianten.

Das heißt: Sie müssen das Bewerbungsanschreiben erstellen, den Lebenslauf erstellen und die zur Stelle und zum Inserat passenden Anlagen herrichten. Haben Sie dies in der physischen Welt absolviert, machen Sie sich daran, die physisch vorliegenden Daten zu digitalisieren.

2.) Alle Unterlagen müssen eingescannt und optimiert werden.

Beim Scannen sollten Sie darauf achten, die Originale gerade in den Scanner zu legen und die Unterlagen ordentlich zu digitalisieren. Zur Dateigröße gilt: Sie sollte möglichst klein sein, die Qualität der Scans muss aber dennoch sehr hoch sein. Abgespeichert werden alle Scans unter sprechenden Namen (Bsp. Zeugnis_Firma ___.jpg). Scan1.jpg, Scan2.jpg usw. sind keine sprechenden Namen sondern erschweren die Weiterverarbeitung der Daten immens. Wer besonders effizient arbeiten möchte, speichert alle Dokumente einer Kategorie gleich in einen Dateiordner. Die Daten, die digital vorliegen, werden upgedatet. Das Bewerbungsschreiben ist meist bereits im ersten Schritt neu erstellt worden. Allerdings gibt es auch noch die Angabe des Datums auf dem Schreiben und dem Lebenslauf. Dieses muss aktuell sein.

3.) Nun führen Sie die vorbereiteten Daten so zusammen, wie Sie sie verschicken wollen.

Eingebürgert hat sich der Versand des Anschreibens als ein Einzeldokument sowie der Versand der weiteren Anlagen in einem zweiten Dokument, das selbstverständlich viel größer ist, weil mehrere Daten darin vereint werden. Rein technisch betrachtet funktioniert dies über die Funktion „Dokumente zusammenführen“. Aber Achtung: Achten Sie akribisch genau darauf, dass die Anlagen auch in der entsprechenden Reihenfolge zusammengestellt werden. Die Anlagen einer E-Mail Bewerbung dürfen ebenso wenig chaotisch sein wie die einer Post-Bewerbung.

Der Profi steht Rede und Antwort zur E-Mail-Bewerbung

Was sind die größten Fehler, die sich Bewerber bei einer E-Mail-Bewerbung leisten?

Personalreferent: Im Grunde sind es dieselben Fehler, die uns auch bei der postalisch verschickten Bewerbung ärgern. Die Bewerber arbeiten nicht sorgfältig. Sie reichen Bewerbungen ein, die voller Rechtschreib- und Grammatikfehler sind, machen sich nicht die Mühe den korrekten Ansprechpartner herauszufinden und schicken 0-8-15-Bewerbungen, die wir in der E-Mail-Variante noch schneller und vor allem preisgünstiger vernichten können als die Post-Variante.

Das klingt nicht besonders positiv. Gibt es darüber hinaus noch typische Fehler, die die Bewerber nur bei einer E-Mail Bewerbung machen (können)?

Personalreferent: Ja, die gibt es durchaus. Häufig werden E-Mail Bewerbungen mit viel zu großen Datenanhängen verschickt. Wenn Sie dann überhaupt durchgehen, verstopfen Sie förmlich das E-Mail Postfach. Gruselig ist auch der Anblick der E-Mail-Adressen der Bewerber. Wenn mir jemand seine Bewerbung mit dem Absender schnuckiputz93@mausealarm.de schickt, dann ist es für mich eigentlich schon vorbei. Eine Bewerbung ist etwas sehr Seriöses und die Bewerbung könnte noch so gut sein. Was aber hängenbleibt ist diese unprofessionelle E-Mail-Adresse, die als Absender gedient hat.

Das heißt, wenn ein Bewerber die soeben genannten Fehler nicht begeht, hat er eigentlich schon fast gewonnen?

Personalreferent: Das nicht, aber es ist vielen Mitbewerbern ein gutes Stück voraus, würde ich schon sagen. Optimieren können Bewerber Ihre E-Mail Bewerbung zusätzlich, indem Sie einen ordentlichen Betreff eingeben, der mir eine rasche Zuordnung ermöglicht. „Bewerbung“ zu schreiben ist hier definitiv zu wenig, denn meist laufen bei mir täglich 50 bis 100 Bewerbungen ein. Besser ist es natürlich, die genaue Stellenbezeichnung oder gar die Inserats Nummer zu nennen. Besonders positiv finde ich auch Bewerbungen, die die Anzahl der Anlagen möglichst gering halten. Das Bewerbungsschreiben sollte ein Dokument sein und die restlichen Anlagen sollten in ein zweites Dokument gepackt werden. So wird mir die Arbeit erspart, unzählige Zeugnisse einzeln zu öffnen.

Und was steht dann noch in der E-Mail?

Personalreferent: Hier reicht es im Grunde durchaus, wenn der Bewerber kurz schreibt, dass alle gewünschten Unterlagen in den Anlagen zu finden sind. Nochmal ein zweites Bewerbungsschreiben aufzusetzen, ist hier definitiv nicht nötig.

Nachdem der Einstieg wahrlich dunkel-schwarz klang, wurde es zum Ende fast schon versöhnlich. Gibt es denn einen Vorteil, den Bewerber bei der E-Mail Bewerbung auskosten sollten?

Personalreferent: Den gibt es. Sie sollten die Anlagen serviceorientiert aufmotzen. Ein Anlagenverzeichnis, das bei einem Klick auf das Wort „Zeugnis Ausbildung“ direkt dorthin springt oder auch eben diese Verlinkung im Lebenslauf ist für mich ein großer Vorteil der digitalen Welt, die all diejenigen auskosten können, die eine E-Mail Bewerbung verschicken. Natürlich geht’s auch ohne, aber dann darf in der Bewerbung nicht davon die Rede sein, dass der Bewerber sich als EDV-Kenner versteht. Von einem EDV-Kenner würde ich nämlich erwarten, dass er diese Vorteile der digitalen Welt für sich auszukosten weiß.

Und worin liegt Ihrer Ansicht nach die Zukunft?

Personalreferent: Die großen Unternehmen werden auf Online Bewerbungen setzen. Diese haben den Vorteil, auch Initiativbewerbungen sehr gut abbilden zu können. Mittelständische Unternehmen werden sich zwischen Post- und E-Mail Bewerbung bewegen.